For varehandelen og netthandelen har logistikk i høysesongen blitt et maraton snarere enn en sprint. Det som tidligere dreide seg om noen få dager med intensivt salg rundt Black Friday og påfølgende Cyber Monday, har nå vokst til Black Week og Black Month. Deretter følger julehandelen og returene som kommer i slutten av desember og i januar.
Å håndtere denne lange perioden med høy etterspørsel krever mer enn ekstra lagerkapasitet. Det krever tidlig planlegging, fleksibilitet og tett samarbeid mellom handelsaktører og logistikkpartnere for å opprettholde servicekvaliteten og holde kostnadene under kontroll.
Vi snakket med Oskar Hedström, driftsdirektør (COO) for Benelux-virksomheten i Logent, om hvordan handelsaktører og logistikkleverandører kan forberede seg på høysesongen, hvilke utfordringer de møter og hva som kjennetegner virksomheter som lykkes. Med rundt ti års praktisk erfaring deler han konkrete innsikter og lærdommer fra arbeidet med logistikk i høysesongen.
Slik har Black Friday endret seg det siste tiåret
Det siste tiåret har tempoet og kompleksiteten i høysesonglogistikken økt betydelig. Økende ordrevolumer, forventninger om raskere levering og stadig mer uforutsigbar etterspørsel stiller nye krav til handelsaktørene og logistikkpartnerne deres. I dag krever suksess større fleksibilitet, grundig planlegging og evne til å reagere raskt når situasjonen endrer seg.
“Det som tidligere var Black Friday med noen få dager med ekstremt høye volumer, har utviklet seg til Black Week eller til og med Black Month.”
Ifølge Hedström har konkurransen mellom handelsaktørene vært en viktig årsak til at høysesongen har blitt lengre. Da noen virksomheter begynte å starte kampanjene sine tidligere, fulgte andre etter for ikke å miste kunder.
Med årene har både handelen og forbrukerne tilpasset seg. Virksomhetene har blitt flinkere til å sette realistiske leveringsforventninger og kommunisere dem tydelig, mens forbrukerne generelt har større forståelse for lengre leveringstider i travle handleperioder.
Skalering opp og ned i takt med etterspørselen
En kort salgstopp kan håndteres ved å strekke driften midlertidig, men flere uker med høy etterspørsel krever en mer bærekraftig tilnærming. Utfordringen er ikke bare å håndtere større volumer, men å gjøre det stabilt og effektivt uten at det går ut over servicekvaliteten.
En vellykket høysesong måles ikke bare i hvor mange ordrer som sendes i tide, men også i hva det koster å levere tjenesten. Mye overtid, ekstra innleid personell og fallende produktivitet kan raskt gjøre en operativt vellykket periode til en økonomisk krevende periode. Målet bør alltid være å balansere servicekvalitet, operativ fleksibilitet og lønnsomhet.
Fleksibilitet er avgjørende. Hvis ordrevolumene overstiger prognosen med 20 %, hvor raskt kan ekstra kapasitet gjøres tilgjengelig? Og hvis etterspørselen blir lavere enn ventet, hvor effektivt kan driften skaleres ned? Dette krever fleksibilitet i bemanning, lagerdrift og transportkapasitet.
Fleksibilitet gjør det mulig å reagere på kortsiktige svingninger i etterspørselen, mens skalerbarhet sørger for at også langsiktig vekst kan håndteres effektivt. Fleksibilitet er særlig viktig for å håndtere kortvarige etterspørselstopper, mens skalerbarhet støtter langsiktig vekst gjennom investeringer i automatisering, infrastruktur og operativ kapasitet. Målet er å kunne ta imot skiftende volumer uten å miste kontrollen over driften, servicekvaliteten eller kostnadene.
“Det gir ikke mening å investere tungt i ekstra kapasitet for bare én høysesong. Investeringene må være bærekraftige og nyttige også resten av året.”
Forberedelsene til høysesongen starter lenge før Black Friday
I større logistikkvirksomheter bør planleggingen av høysesongen starte god tid før sommeren. Innen september bør handelsaktøren og logistikkpartneren være enige om forventede volumer, bemanningsbehov, transportkapasitet og beredskapsplaner. De siste ukene før Black Friday bør brukes til å teste og finjustere driften, ikke til å lage planen fra bunnen av.
I stedet for å basere seg på én prognose bør handelsaktører og logistikkleverandører forberede seg på ulike scenarier, for eksempel at etterspørselen blir 80 %, 100 % eller til og med 150 % av prognosen. Hvert scenario bør knyttes til tydelige operative tiltak, som justering av bemanning, ekstra skift, lagerkapasitet og transportløsninger. Da kan beslutninger tas raskt når den faktiske etterspørselen avviker fra forventningene.
“For meg er åpenhet nøkkelen. Vi forventer ikke at kundene leverer perfekte prognoser, men vi trenger åpen kommunikasjon om forventet salg, kampanjer og mulige endringer.”
Forberedelsene omfatter også rekruttering og opplæring av personale, gjennomgang av lagerprosesser, sikring av transportkapasitet og stresstesting av driften i god tid. Små ineffektiviteter vokser raskt ved høye volumer. Under normale forhold kan et produktivitetstap på 5–10 % være håndterbart, men i høysesongen kan det samme tapet skape et etterslep som er svært vanskelig å ta igjen. Derfor bør små operative problemer løses før høysesongen, slik at driften går inn i sesongen i en stabil tilstand.
“Hvis du oppdager et kapasitetsproblem i november, er det allerede for sent.”
Når markedsføringskampanjer møter logistikkens virkelighet
“Høysesonger skaper ikke nødvendigvis problemer; de avdekker ofte problemer som allerede finnes i organisasjonen.”
Derfor er det å oppdage problemer tidlig en av de viktigste fordelene ved å samarbeide med en erfaren logistikkpartner. Økende etterslep, fallende produktivitet, forsinkelser i rekrutteringen eller usikkerhet rundt transportkapasiteten kan alle være tidlige tegn på at driften kan få problemer i høysesongen.
Data er avgjørende for å identifisere operative risikoer før de påvirker servicenivået. Oppfølging av ordreinngang mot prognoser, produktivitet per arbeidstime, utvikling i etterslep og transportørenes leveringsevne gir tidlige varselsignaler. Disse indikatorene gjør det mulig for logistikkleverandøren å sette inn korrigerende tiltak før relativt små avvik utvikler seg til store operative utfordringer.
Erfaring fra ulike kunder og bransjer gir et ekstra verdifullt perspektiv. En erfaren logistikkpartner kan bruke lærdom fra tidligere høysesonger til å utfordre antakelser, forutse mulige flaskehalser og forberede seg på uventede situasjoner. Denne praktiske innsikten hjelper handelsaktørene med å forberede seg på usikkerhet og ta tryggere beslutninger før høysesongen.
En lagerdrift med flere kunder gir en viktig fordel i høysesongen. Når kundene har ulike etterspørselsmønstre, kan logistikkleverandøren, der kapasitet og opplæring tillater det, omfordele ressurser, justere bemanningen og balansere arbeidsmengden mellom ulike operasjoner. Dette gir ekstra fleksibilitet og hjelper kundene med å håndtere volumsvingninger uten å måtte opprettholde overkapasitet hele året.
Hver høysesong gir lærdom til neste
Høysesongen slutter ikke når julehandelen roer seg. Returene som kommer i slutten av desember og i januar, kan skape like mye arbeid som selve salgstoppen. For handelsaktørene betyr det at returhåndtering må være en del av planleggingen av høysesongen fra starten av.
Når sesongen er over, bør handelsaktøren og logistikkpartneren evaluere resultatene sammen. Da bør de se forbi ordrevolumene og også vurdere kundeopplevelse, driftseffektivitet og økonomiske resultater. Lærdommene er et verdifullt utgangspunkt for neste høysesong og hjelper handelsaktørene med å finpusse planene, forutse utfordringer og forberede seg på ulike scenarier.
“Mitt viktigste råd er å starte forberedelsene tidlig. I stedet for å vente på en perfekt prognose bør du planlegge for ulike scenarier og være klar til å tilpasse deg endringer i etterspørselen.”
I 20 år har Logent samarbeidet med kunder for å gjøre logistikkutfordringer om til muligheter. Vi ser frem til å utforske hvordan våre skreddersydde løsninger kan støtte din virksomhet.
